Inleidende bepalingen

1. FURNIFLATS is een beschermde handels- en merknaam van BLOQ BV, met maatschappelijke zetel te 2000 Antwerpen, Kipdorp 46/401, ingeschreven in het KBO onder nummer 0505.866.876.
2. FURNIFLATS verwerkt persoonsgegevens van de kandidaat-huurder overeenkomstig de bepalingen van de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (hierna: AVG).
3. Eenieder die in opdracht van FURNIFLATS werkzaamheden verricht en daarbij toegang heeft tot uw persoonsgegevens is eveneens verplicht om de AVG na te leven.
4. Onder “persoonsgegevens” dient te worden verstaan, alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare levende natuurlijke persoon.
5. U ontvangt deze privacy policy in papieren of in elektronische vorm en is steeds raadpleegbaar onder de rubriek ‘privacy policy’ op onze website.
6. FURNIFLATS behoudt zich het recht voor om deze privacy policy op elk moment te wijzigen. Wijzigingen zal op de website worden bekend gemaakt.

 Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

BLOQ BV is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die via de services van FURNIFLATS worden verzameld. U kan ons bereiken via de volgende contactgegevens:

Telefoonnummer: +32 (0)476 99 11 64

E-mail: info@furniflats.be

Website: www.furniflats.be

Voor welke doeleinden worden uw persoonsgegevens verwerkt?

FURNIFLATS verzamelt en verwerkt persoonsgegevens voor volgende doeleinden:

• u te contacteren, uw vragen te behandelen en u de nodige informatie te verstrekken over onze werking;
• het sluiten en uitvoeren van huurovereenkomsten met kandidaat-huurders;
• het beheer van huurdersgegevens;
• administratieve en financiële afhandeling;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• het optimaliseren van onze dienstverlening en website;
• het behandelen van klachten en geschillen;
• mits uw toestemming, het toesturen van nieuwsbrieven en andere (commerciële) informatie over onze activiteiten en diensten.

Enkel persoonsgegevens die noodzakelijk en relevant zijn voor het realiseren van voornoemde doeleinden worden verwerkt.

Wat is de juridische grondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

1. FURNIFLATS verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in de gevallen waarin dit door de wet is toegestaan, meer bepaald:

• indien u uw toestemming hiervoor hebt gegeven;
• indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een huurovereenkomst;
• indien de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
• indien dit noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van FURNIFLATS of van een derde, tenzij uw belangen of rechten inzake bescherming van persoonsgegevens zwaarder zouden wegen dan de belangen van FURNIFLATS.

2. Toestemming

In bepaalde gevallen verwerkt FURNIFLATS uw persoonsgegevens op basis van uw uitdrukkelijke toestemming. Dit gebeurt uitsluitend voor welbepaald doeleinden waarvoor toestemming vereist is, waaronder:

• het versturen van nieuwsbrieven of commerciële communicatie;
• het gebruik van analytische en marketingcookies op onze website;
• het publiceren van reviews van huurders.

U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken, zonder dat dit de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking aantast.  

3. Contractuele relatie

FURNIFLATS verwerkt uw persoonsgegevens om de totstandkoming van de huurovereenkomst mogelijk te maken. Dit omvat onder meer:

• het beantwoorden van uw aanvragen en informatieverzoeken;
• het verstrekken van detailinformatie over appartementen, huurvoorwaarden en beschikbaarheid;
• het voorbereiden en opstellen van de huurovereenkomst;

Na de totstandkoming van de huurovereenkomst verwerkt FURNIFLATS uw persoonsgegevens  voor de correcte uitvoering en opvolging van het contract. Dit omvat onder meer:

• het uitvoeren en beheren van de huurovereenkomst;
• het verwerken van betalingen, facturen en boekhoudkundige documenten;
• het onderhouden van contact over praktische of contractuele aangelegenheden;
• het organiseren van beheer en onderhoud van het gehuurde appartement;
• het afhandelen van vragen, klachten of geschillen in het kader van de huurovereenkomst.

4. Wettelijke verplichtingen

In specifieke omstandigheden is FURNIFLATS gehouden om persoonsgegevens te verwerken teneinde te voldoen aan de op haar rustende wettelijke verplichtingen. Hieronder vallen onder meer:

• de verplichting om kandidaat-huurders te verifiëren in het kader van de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten;
• de verplichting om te reageren op een formeel verzoek van Belgische belasting- en gerechtelijke autoriteiten.

De lijst van wettelijke verplichtingen waarvoor FURNIFLATS uw gegevens dient te verwerken is niet exhaustief en is onderhevig aan veranderingen.

5. Gerechtvaardigde belangen

FURNIFLATS verwerkt uw gegevens eveneens voor de verwezenlijking van haar gerechtvaardigde belangen. Daarbij wordt steeds een zorgvuldige afweging gemaakt tussen deze belangen en uw grondrechten en fundamentele vrijheden. Deze verwerkingen kunnen onder meer betrekking hebben op:

• het personaliseren van onze dienstverlening (bv. door appartementen of huurformules voor te stellen die aansluiten bij uw voorkeuren of eerdere verblijven);
• de verbetering van de kwaliteit van onze diensten (bv. door het uitvoeren van klanttevredenheidenquêtes of het verwerken van feedback van huurders om onze dienstverlening te optimaliseren);
• toezicht houden op de activiteiten van FURNIFLATS (bv. het monitoren van het aantal reserveringen of het gebruik van onze website);
• het gebruik van cookies om het gebruiksgemak en de functionaliteit van de website te verbeteren;
• fraude- en veiligheidsbewaking (bv. het voorkomen van misbruik of schade aan onze eigendommen);
• het bewaren van bewijsmateriaal dat noodzakelijk is voor de opvolging van huurcontracten of geschillen.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

FURNIFLATS verwerkt enkel persoonsgegevens die noodzakelijk zijn in het kader van haar activiteiten en de relatie met (kandidaat-)huurders. Hieronder volgt een overzicht van de categorieën persoonsgegevens die wij kunnen verwerken.

• Gegevens via de website

Wanneer u onze website bezoekt of een contractformulier invult, verwerken wij:

• uw naam en voornaam;
• uw e-mailadres en telefoonnummer;
• eventuele andere gegevens die u zelf verstrekt in het contactformulier;
• technische gegevens zoals IP-adres, browser, besturingssysteem en surfgedrag op onze website (via cookies).
• Gegevens in het kader van de huurovereenkomst: natuurlijke personen

Om een huurovereenkomst voor te bereiden of uit te voeren, kunnen wij volgende gegevens verwerken:

• identiteitsgegevens: naam, voornaam, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, adres, telefoonnummer, e-mailadres, rijksregisternummer, kopie van identiteitskaart of paspoort;
• financiële gegevens: bankrekeningnummer, betalingsgegevens, facturen, bewijs van inkomen of solvabiliteit;
• professionele gegevens: beroep, werkgever, contractduur of verblijfstitel;
• contractuele gegevens: huurovereenkomsten, correspondentie.
• Gegevens in het kader van de huurovereenkomst: rechtspersonen

Indien de huurder een rechtspersoon is, kunnen wij volgende gegevens verwerken:

• identiteitsgegevens: vennootschapsnaam, rechtsvorm, handelsnaam, zetel of uitbatingszetel, telefoonnummer, e-mailadres, ondernemingsnummer, btw-nummer;
• identiteitsgegevens van vertegenwoordigers of contactpersonen: naam, voornaam, functie, telefoonnummer, e-mailadres, en indien nodig de gegevens zoals opgesomd onder punt 14 (natuurlijke personen);
• financiële gegevens: bankrekeningnummer, betalingsgegevens, facturen.

FURNIFLATS verwerkt geen gegevens die uw ras of etnische afkomst onthullen, noch gegevens waaruit politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, genetische gegevens, biometrische gegevens, gezondheidsgegevens of gegevens over uw seksuele geaardheid blijken.

6. Met wie worden uw persoonsgegevens gedeeld?

FURNIFLATS kan ter uitvoering van de huurovereenkomst, bij wettelijke verplichting, voor de verwezenlijking van gerechtvaardigde belangen of met uw toestemming een beroep doen op derden die persoonsgegevens verweren. Deze derden treden op als verwerkers en handelen uitsluitend in onze opdracht. Met elk van hen wordt een verwerkersovereenkomst gesloten die de nodige garanties biedt inzake vertrouwelijkheid, veiligheid en rechtmatige verwerking.

 Bij het uitwisselen zullen er niet meer gegevens worden doorgegeven dan noodzakelijk voor het realiseren van welbepaalde doeleinden. Uw gegevens kunnen in dat verband gedeeld worden met:

• dienstverleners en leveranciers die FURNIFLATS ondersteunen bij haar activiteiten (bv. accountants of onderhouds- en schoonmaakbedrijven);
• financiële instellingen en betaalproviders in het kader van facturatie en betalingsverwerking;
• overheidsinstanties of toezichthoudende autoriteiten (bv. FOD Financiën bij de registratie van de huurovereenkomst);
• advocaten, gerechtsdeurwaarders of invorderingsdiensten.

FURNIFLATS verwerkt en bewaart uw persoonsgegevens uitsluitend binnen de Europees Economische Ruimte (hierna: EER). Uw gegevens worden niet doorgegeven aan landen buiten de EER.

7. Hoelang worden uw persoonsgegevens bewaard?

FURNIFLATS verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens veilig te bewaren en niet langer bij te houden dan noodzakelijk om de in deze privacy policy vermelde doeleinden te realiseren, tenzij op de bewaring of verwerking bijzondere wettelijke bepalingen van toepassing zijn.

8. Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?

FURNIFLATS neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, misbruik of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen omvatten onder meer:

• het gebruik van beveiligde netwerken;
• toegangsbeperkingen zodat alleen bevoegde personen toegang hebben tot uw gegevens;
• het afsluiten van verwerkersovereenkomsten met dienstverleners die namens ons persoonsgegevens verwerken.

9. Wat zijn uw rechten bij het verwerken van uw persoonsgegevens?

FURNIFLATS verstrekt informatie over de verwerking in een beknopte, transparante, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke vorm en in duidelijke taal. Verzoeken worden kosteloos behandeld, behoudens kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken (waarvoor een redelijke vergoeding kan worden aangerekend of die kunnen worden geweigerd).

U kunt uw rechten uitoefenen via de in dit beleid vermelde contactgegevens. FURNIFLATS antwoordt binnen één maand na ontvangst. Afhankelijk van de complexiteit en het aantal verzoeken kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. U wordt daar binnen één maand over geïnformeerd. Indien wij redelijke twijfels hebben over uw identiteit, kunnen wij om bijkomende informatie vragen.

Als betrokkene beschikt u eveneens over de volgende rechten:

• Recht op inzage: U hebt het recht te weten of FURNIFLATS uw persoonsgegevens verwerkt en, indien dat het geval is, inzage te krijgen in die gegevens en bijkomende informatie over de verwerking. U kunt hiervan een kopie ontvangen. Om uw identiteit te verifiëren, kunnen wij u vragen een passend bewijs van identiteit voor te leggen.
• Recht op rectificatie: Wanneer uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, hebt u het recht deze te laten corrigeren of aanvullen. Indien FURNIFLATS vermoedt dat uw gegevens niet meer up-to-date zijn, kunnen wij zelf contact opnemen om dit te verifiëren.
• Recht op gegevenswissing (‘recht om vergeten te worden’): U hebt het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen wanneer deze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, wanneer u uw toestemming intrekt en er geen andere rechtsgrond bestaat, wanneer u bezwaar maakt tegen de verwerking, wanneer de gegevens onrechtmatig zijn verwerkt, wanneer er een wettelijke verplichting tot verwijdering bestaat of wanneer de gegevens verzameld zijn in het kader van diensten van de informatiemaatschappij. Dit recht geldt niet in alle gevallen; verwijdering is bijvoorbeeld niet mogelijk wanneer de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting, voor archivering in het algemeen belang, voor het instellen of verdedigen van rechtsvorderingen of om redenen van volksgezondheid.
• Recht op beperking van de verwerking: In bepaalde situaties kunt u vragen dat de verwerking van uw gegevens tijdelijk wordt beperkt, onder meer wanneer u de juistheid van de gegevens betwist of bezwaar maakt tegen de verwerking. Tijdens de beperking worden uw gegevens enkel opgeslagen en niet verder verwerkt, behalve met uw toestemming of voor juridische doeleinden.
• Recht op kennisgeving: Wanneer u gebruikmaakt van uw recht op rectificatie, wissing of beperking van verwerking, stelt FURNIFLATS alle ontvangers van uw persoonsgegevens hiervan in kennis, tenzij dit onmogelijk blijkt of onevenredig veel inspanning vergt. U kunt altijd vragen om een overzicht van deze ontvangers.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: U hebt het recht de persoonsgegevens die u zelf aan FURNIFLATS hebt verstrekt, in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen. Indien technisch mogelijk, kunt u ons ook vragen deze gegevens rechtstreeks door te sturen naar een andere verwerkingsverantwoordelijke.
• Recht van bezwaar: U hebt het recht om te allen tijde bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens die plaatsvindt op basis van ons gerechtvaardigd belang. In dat geval zullen wij de verwerking staken, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden kunnen aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Wanneer uw gegevens worden verwerkt voor direct marketing, inclusief profilering in dat kader, kunt u hiertegen steeds bezwaar maken. In dat geval zullen uw persoonsgegevens niet langer voor dit doel worden gebruikt.

Recht om toestemming in te trekken: Indien de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op uw toestemming, hebt u het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken. Dit doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking die plaatsvond vóór de intrekking.